Prendiamo in carico i vostri documenti e con adeguati sistemi di classificazione e di registrazione pratichiamo una corretta e funzionale archiviazione.
Il naturale ciclo di vita dell’archivio si distingue in tre stadi
Archivio corrente – è costituito dalla documentazione di supporto allo svolgimento delle attività correnti del Cliente. Il nostro compito è definire il metodo e fornire gli strumenti idonei che garantiscano la corretta formazione dell’archivio nella fase iniziale, al fine di consentire il sistematico ed ordinato accumulo della documentazione che costituirà l’archivio di deposito.
Archivio di Deposito – è formato dal materiale documentario che non è più utilizzato correntemente ma ha ancora rilevanza ai fini legali e pertanto deve essere custodito in maniera tale da consentire:
Archivio Storico – è costituito dalla documentazione che non ha più rilevanza giuridica o amministrativa conservato, a discrezione dell’Ente, come memoria storica ed utilizzato per ricercare quelle informazioni che caratterizzano la vita lavorativa dell’azienda e necessarie a supporto di nuove e strategiche decisioni. Il nostro intervento è creare strumenti archivistici che tendano alla valorizzazione e alla gestione organica della documentazione storica.
Servizio di Custodia e gestione archivi cartacei
L’archiviazione fisica dei documenti è un servizio che comprende tutte le attività previste per la corretta conservazione e gestione del patrimonio documentale del Cliente, in conformità alla normativa di legge e nel rispetto di rigidi criteri di efficienza ed economicità.
Il servizio di archiviazione fisica prevede le attività di ritiro, catalogazione, classificazione e archiviazione di documenti cartacei in originale.
La documentazione viene conservata in idonei locali, dotati di impianti e scaffalature a norma.
Per il trasferimento e la conservazione della documentazione vengono utilizzati appositi contenitori antipolvere, per preservare l’integrità fisica del materiale cartaceo. Il servizio di gestione degli archivi contempla lo svolgimento di tutte le attività gestionali connesse al ciclo di vita del documento, quali ad esempio: la ricerca, il prelievo, la consegna del documento richiesto al cliente, le attività di selezione e scarto della documentazione. Il sistema operativo adottato garantisce la puntuale esecuzione delle diverse fasi del processo di gestione dei flussi cartacei permettendo, attraverso l’utilizzo di strumenti altamente tecnologici e innovativi, la risoluzione delle problematiche della gestione dell’archivio.
L’attento studio delle attività connesse alla gestione dei documenti hanno condotto allo sviluppo di modelli organizzativi collaudati.
La razionale ed efficiente gestione della documentazione prodotta dal Cliente richiede la precisa definizione di procedure e strumenti di controllo.
Attraverso l’analisi di tale esigenza, progettiamo sistemi di gestione automatizzata dei flussi documentali e delle attività di protocollo della documentazione, finalizzati all’esecuzione controllata delle procedure attraverso l’impiego di strumenti informatici.
Allo scopo di determinare il sistema più idoneo adeguato alle concrete esigenze operative, vengono presi in esame i flussi documentali adottati dalle aziende così da individuare ed eliminare:
Il passo successivo è quello di definire le seguenti macroattività:
L’obiettivo finale e quello di raggiungere la completa automazione dell’intero processo documentale, dalla gestione del protocollo alla ricerca e movimentazione in archivio.
Avvalendosi di tali sistemi l’Ente o Azienda realizza molteplici vantaggi: tempestività, sicurezza, economicità e professionalità.
Nel grafico sottostante si riporta lo schema sintetico delle principali attività svolte dalla Sinepa nella gestione dei documenti sia cartacei che ottici.
